POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE GLOBAL SERVICE PHARMACEUTICAL S.A.S.

Esta política tiene como objetivo desarrollar la protección constitucional y legal de tratamiento de los datos personales de aquellas personas naturales que en atribución de sus derechos pueden conocer, actualizar y rectificar la información que se haya recogido sobre ellas en las bases de datos o archivos de GLOBAL SERVICE PHARMACEUTICAL S.A.S. en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales” y su Decreto reglamentario 1377 de 2013 (o cualquier otra norma que reglamente, adicione, ejecute, complemente, modifique, suprima o derogue a la Ley 1581 de 2012).

NOMBRE E IDENTIFICACION DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES 

GLOBAL SERVICE PHARMACEUTICAL S.A.S. NIT. 900.099.945-5 Dirección. Calle 34 No 64 – 27.  Medellín – Colombia. Teléfonos. (604)4447918 mail de contacto. protecciondedatospersonales@gpharma.net, Página Web. www.gpharma.net

1. ÁMBITO DE APLICACIÓN

La Política será aplicable a los datos personales registrados en cualquiera de nuestras bases de datos, sea física o digital, que los haga susceptibles de tratamiento y que se encuentre en poder de GLOBAL SERVICE PHARMACEUTICAL S.A.S., en su condición de responsable y/o encargada del tratamiento.

El régimen de protección de datos personales que se establece en la presente política no será de aplicación:

1. A las bases de datos o archivos mantenidos en un ámbito exclusivamente personal o doméstico. Cuando estas bases de datos o archivos vayan a ser suministrados a terceros se deberá, de manera previa, informar al Titular y solicitar su autorización. En este caso los Responsables y Encargados de las bases de datos y archivos quedarán sujetos a las disposiciones contenidas en la presente Política.
2. A las bases de datos y archivos que tengan por finalidad la seguridad y defensa nacional, así como la prevención, detección, monitoreo y control del lavado de activos y la financiación del terrorismo.
3. A las Bases de datos que tengan como fin y contengan información de inteligencia y contrainteligencia.
4. A las bases de datos y archivos de información periodística y otros contenidos editoriales.
5. A las bases de datos y archivos regulados por la Ley 1266 de 2008.
6. A las bases de datos y archivos regulados por la Ley 79 de 1993.

2. DEFINICIONES

Archivo: Conjunto de datos grabados como una sola unidad de almacenamiento, que contengan datos personales

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.

Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

Base de datos personales: Es todo conjunto organizado de datos de carácter personal, cualquiera que fuere la forma o modalidad de su creación, almacenamiento, organización y acceso.

Causahabiente: persona que ha sucedido a otra por causa del fallecimiento de ésta (heredero).

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Dato personal sensible: Aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

Datos públicos: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio ya su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

Habeas Data: Es el derecho fundamental que tiene toda persona para conocer, actualizar, rectificar y/o cancelar la información y datos personales que de ella se hayan recolectado y/o se traten en bases de datos públicas o privadas, conforme lo dispuesto en la ley y demás normas aplicables.

Niño, niña y adolescente: ARTÍCULO 3o. SUJETOS TITULARES DE DERECHOS. Para todos los efectos de esta ley son sujetos titulares de derechos todas las personas menores de 18 años. Sin perjuicio de lo establecido en el artículo 34 del Código Civil, se entiende por niño o niña las personas entre los 0 y los 12 años, y por adolescente las personas entre 12 y 18 años de edad. Toda persona, para efectos de la presente política de tratamiento de datos personales a toda persona que sea representante legal, entiéndase quien ejerce la patria potestad, custodia, curaduría y/o tutoría.

Principios para el tratamiento de datos personales: Son las reglas fundamentales, de orden legal y/o jurisprudencial, que inspiran y orientan el tratamiento de datos personales, a partir de los cuales se determinan acciones y criterios para dar solución a la posible colisión entre el derecho a la intimidad, habeas data y protección de datos personales, y el derecho a la información.

Reclamo: Solicitud del titular o las personas autorizadas por éste o por la ley para corregir, actualizar o suprimir sus datos personales o para revocar la autorización en los casos establecidos por la ley.

Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

Revocar: la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución. Además, podrá ejercerlo en cualquier tiempo, siempre y cuando no subsista un vínculo contractual pendiente que impida su eliminación de inmediato como así lo dispone la revocatoria.

Supresión: se denomina así a la acción que el titular de los datos personales solicita al responsable y/o encargado de los datos, en ejercicio del derecho que le asiste de libertad y finalidad frente a su información.

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Transferencia: La transferencia de Datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del responsable.

3. PRINCIPIOS APLICABLES AL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

GLOBAL SERVICE PHARMACEUTICAL S.A.S. aplicará los siguientes principios específicos que se establecen a continuación, los cuales constituyen las reglas a seguir en la recolección, manejo, uso, tratamiento, almacenamiento e intercambio, de datos personales:

1. Principio de legalidad: El Tratamiento es una actividad reglada que debe sujetarse a las disposiciones vigentes y aplicables que rigen el tratamiento de datos personales y demás derechos fundamentales conexos.
2. Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.
3. Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal, estatutario, o judicial que releve el consentimiento.
4. Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
5. Principio de transparencia: En el tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener de GLOBAL SERVICE PHARMACEUTICAL S.A.S., en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de los datos que le conciernan.
6. Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la Ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la ley.
7. Principio de seguridad: La información sujeta a tratamiento por GLOBAL SERVICE PHARMACEUTICAL S.A.S., se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas, administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso, acceso o modificación no autorizado o fraudulento.
8. Principio de confidencialidad: Todas y cada una de las personas que intervienen en el tratamiento de la Información registrada en nuestras bases de datos, se comprometen a conservar y mantener de manera estrictamente confidencial y no revelarla a terceros, todas las informaciones personales, comerciales, contables, técnicas, comerciales o de cualquier otro tipo suministradas en la ejecución y ejercicio de sus funciones.

4. DERECHOS DE LOS TITULARES
   • Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a GLOBAL SERVICE PHARMACEUTICAL S.A.S. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
   • Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo cuando expresamente se exceptúe en la ley como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012 (o en su defecto con las normas que la reglamenten, adicionen, ejecuten, complementen, modifiquen, supriman o deroguen) o cuando se haya presentado la continuidad del tratamiento acorde con el artículo 10 numeral 4° del Decreto 1377 de 2013.
   • Ser informado por GLOBAL SERVICE PHARMACEUTICAL S.A.S., previa solicitud, acerca de la existencia de datos que le conciernan y el uso que se le ha dado a sus datos personales.
   • Ser informado, por parte de los Encargados del tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
   • Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, Decreto 1377 de 2013 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
   • Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento el responsable o encargado han incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitución.
   • Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

5. DERECHOS DE LOS NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES.

El Tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes no es posible, excepto cuando se trate de datos de naturaleza pública, de conformidad con lo establecido en el artículo 7 de la Ley 1581 de 2012 y cuando dicho Tratamiento cumpla con los siguientes parámetros y requisitos:

1. Que responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes. GLOBAL SERVICE PHARMACEUTICAL S.A.S., se encarga de tramitar ante el Instituto Nacional de Vigilancia de Medicamento y Alimentos, autorizaciones de importación de productos clasificados como vitales no disponibles, para pacientes menores de edad. En consecuencia la información o datos sensibles que como consecuencia del trámite que adelante ante el INVIMA se encuentren en poder de GLOBAL SERVICE PHARMACEUTICAL S.A.S. solo serán utilizados con la finalidad mencionada en el presente párrafo.
2. Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.
3. Cumplidos los anteriores requisitos, el representante legal del niño, niña o adolescente otorgará la autorización previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.
4. Todo Responsable y Encargado involucrado en el Tratamiento de los datos personales de niños, niñas y adolescentes, deberá velar por el uso adecuado de los mismos. Para este fin deberán aplicarse los principios y obligaciones establecidos en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013.

6. TRATAMIENTO

Los datos personales son recolectados, almacenados, organizados, usados, depurados, analizados, transmitidos, transferidos, actualizados, rectificados, suprimidos, eliminados y cruzados con información propia y/o de terceros autorizados y en general gestionados de acuerdo y en proporción a la finalidad o finalidades que tenga cada tratamiento.

Tanto el responsable como los encargados, entiéndase, empleados, contratistas, y terceros deben observar y respetar estas políticas en el cumplimiento de sus funciones y/o actividades aún después de terminados los vínculos legales, comerciales, laborales o de cualquier índole. De igual manera deben guardar estricta confidencialidad en relación con los datos tratados.

7. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES SENSIBLES

GLOBAL SERVICE PHARMACEUTICAL S.A.S. aplicará las limitaciones legales al tratamiento de datos sensibles, por lo cual se asegurará que:

1. El Titular haya dado su autorización explícita a dicho Tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.
2. El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.
3. El Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del titular.
4. El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
5. e) El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento se adoptarán las medidas conducentes a la supresión de identidad de los titulares.

Se precisa que cuando GLOBAL SERVICE PHARMACEUTICAL S.A.S., recolecte datos personales sensibles, el titular tiene la facultad de negarse a responder las preguntas que versen sobre este tipo de datos.

En caso de que GLOBAL SERVICE PHARMACEUTICAL S.A.S., recolecte datos personales sensibles, estos serán mantenidos y tratados con estricta seguridad y confidencialidad para los fines previstos y conforme a la normativa vigente aplicable.

Ninguna actividad podrá condicionarse a que el titular suministre datos personales sensibles.

7.1. Tratamiento Especial  

Respecto de los datos personales a los que GLOBAL SERVICE PHARMACEUTICAL S.A.S., tenga acceso cuando su tratamiento tenga condiciones especiales como es el caso de datos sensibles o datos de niños, niñas y adolescentes, GLOBAL SERVICE PHARMACEUTICAL S.A.S. se compromete adicionalmente a:

1. Garantizar el especial cuidado y responsabilidad reforzada en el tratamiento de datos, respecto al cumplimiento de los principios, deberes, obligaciones indicados en la presente política y las normas legales vigentes.
2. Contar con altos niveles de seguridad de esa información.
3. Implementar restricciones de acceso y uso de ésta información.

7.2. Datos Biométricos 

GLOBAL SERVICE PHARMACEUTICAL S.A.S., podrá hacer tratamiento de Datos Biométricos, las cuales se limitarán a las finalidades previstas en este documento.

Se entiende por datos biométricos, entre otros, la captura de imagen fija o en movimiento, huellas digitales, fotografías, reconocimiento de voz, facial o de palma de mano, etc.

8. FINALIDAD DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

La información personal de los Titulares que es tratada tiene las siguientes finalidades:

1. Para que GLOBAL SERVICE PHARMACEUTICAL S.A.S., pueda dar cumplimiento a todas y cada una de las obligaciones y para que ejerza los derechos que se derivan de su calidad de Sociedad Comercial y en general, de las actividades propias de su objeto social principal y conexo.
2. Para actividades de mercadeo y/o promoción de productos en los casos permitidos por la ley y servicios relacionados con el objeto social de GLOBAL SERVICE PHARMACEUTICAL S.A.S.
3. Para crear y registrar en el sistema contable de la compañía a los clientes (compradores) de los productos que ofrece GLOBAL SERVICE PHARMACEUTICAL S.A.S. con el objeto de generar el soporte contable de las ventas.
4. Para crear y registrar a los proveedores de bienes y/o servicios, en áreas tales como: contabilidad, recursos humanos, mercadeo, regulatorio y finanzas; no obstante lo anterior, la finalidad aquí establecida será acogida siempre que ingrese un nuevo proveedor de bienes o servicios a las áreas antes relacionadas o cualquier otra no mencionada expresamente.
5. Para el envío de información de ventas, comercial y publicitaria, en los casos permitidos por la ley.
6. Para el envío de información respecto de políticas comerciales y administrativas de la sociedad responsable del manejo de la información.
7. Para el envío de información referente a documentos de cobro y de pago, como facturas.
8. Enviar notificaciones de cambios o mejoras en el esquema del desarrollo del objeto social de la compañía, así como enviar información acerca de grupos, asociaciones, actividades de promoción y/o conocimiento de la marca, de los productos, eventos, noticias de interés entre otros.
9. Crear y gestionar bases de datos (incluyendo bases de datos sensibles) para el seguimiento y acompañamiento del usuario en el consumo de los diferentes productos que comercializa la sociedad, calidad, actividades de capacitación, fines de investigación, desarrollo de nuevos productos, así como el seguimiento de quejas y/o reclamos, cumplimiento de la garantía de productos, entre otros.
10. Para efectos de dar cumplimiento a las políticas internas de la compañía, las cuales están acordes con las exigencias normativas vigentes, la compañía podrá solicitar datos personales para la selección de personal, estudio de hojas de vida, verificación de datos suministrados por el candidato, verificación de los contactos de referencias personales, familiares y/o comerciales, datos de localización, exámenes de salud de ingreso y/o egreso de la compañía, realización de pruebas escritas u orales de selección, entrevistas, suministro de datos personales para las afiliaciones al Sistema de Seguridad Social Integral, datos de los familiares del personal contratado bajo cualquier modalidad por la compañía, cuentas bancarias para pagos de salarios y honorarios y en general la aceptación de los procedimientos internos de selección, ingreso, salud ocupacional y contratación como empleado, colaborador o contratista en GLOBAL SERVICE PHARMACEUTICAL S.A.S., o cualquier filial y/o división de negocio o cualquiera de las empresas que llegaren a ser vinculadas o asociadas, y todo lo relacionado con el tratamiento de datos personales enmarcados en el cumplimiento de las relaciones, objetivos, obligaciones, derechos y demás elementos originados en el tipo de vinculación contractual en el marco laboral, civil o comercial.
11. Contactar a los usuarios (consumidores y/o sus representantes) a través de medios electrónicos, telefónicos, SMS, chat, correo electrónico, y demás medios considerados electrónicos, físicos y/o personales, con el fin de informar sobre las promociones en aquellos casos que la ley así lo permita, eventos, concursos, actividades de promoción y otras finalidades comerciales directa o indirectamente relacionadas con la actividad propia de GLOBAL SERVICE PHARMACEUTICAL S.A.S. Contactar a los médicos generales y especialistas, enfermeras y en general al personal que presta servicios de salud, a través de medios electrónicos, telefónicos, SMS, chat, correo electrónico, y demás medios considerados electrónicos, físicos y/o personales, con el objeto de adelantar las labores de mercadeo y promoción de los productos de la compañía.
12. Facilitar la correcta ejecución de las compras y los servicios contratados.
13. Crear y gestionar bases de datos (incluyendo bases de datos sensibles) de los usuarios remitidos por las Entidades Promotoras de Salud (EPS), quienes acuden a la compañía a solicitar los productos con los cuales son atendidos. Lo anterior, con el objeto de respaldar los cobros ante dichas entidades.
14. Darle cumplimiento a las obligaciones contractuales y/o legales que GLOBAL SERVICE PHARMACEUTICAL S.A.S. tenga con sus clientes, empleados, proveedores, así como con las autoridades judiciales o administrativas.
15. Para efectos de Seguridad, la solicitud de documentos, datos personales, fotografías y reporte de los equipos tecnológicos al momento de la entrada y salida de las oficinas de GLOBAL SERVICE PHARMACEUTICAL S.A.S. Atender y dar trámite a las quejas formuladas por los usuarios finales de los productos.
16. Transmitir o transferir a terceros vinculados al Responsable, la información proporcionada, así como a cualquier filial y/o división de negocio o cualquiera de las empresas que llegaren a ser vinculadas o asociadas, a nivel nacional o internacional.
17. Para facilitar el adecuado ingreso a las páginas web de GLOBAL SERVICE PHARMACEUTICAL S.A.S.

9. OBLIGACIONES DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO
10. Solicitar y conservar, la autorización otorgada e informar al titular de los datos el tratamiento de los mismos y su finalidad.
11. Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio de derechos de los titulares, en especial el derecho de hábeas data.
12. Informar al titular, sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
13. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad idóneas para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
14. Rectificar la información cuando sea incorrecta.
15. Tramitar las consultas y reclamos dentro de los términos de la ley.
16. Actualizar la información y adoptar las medidas para que la información se mantenga actualizada.
17. Observar los principios de veracidad, calidad, seguridad y confidencialidad en los términos establecidos en la presente política.
18. Suministrar al encargado del tratamiento únicamente los datos personales necesarios para el cumplimiento de las finalidades previstas en la presente política.
19. Comunicar al encargado del tratamiento todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado.
20. Exigir al encargado del tratamiento, en todo momento, el respecto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.
21. Informar al encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentre en discusión por parte del titular.
22. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio. n) Cumplir con las demás obligaciones establecidas en la ley 1581 de 2012, en el decreto 1377 de 2012 o en su defecto con las normas que la reglamenten, adicionen, ejecuten, complementen, modifiquen, supriman o deroguen.

10. OBLIGACIONES DEL ENCARGADO DEL TRATAMIENTO

Tanto GLOBAL SERVICE PHARMACEUTICAL S.A.S. como los contratistas que realicen tratamiento de datos en calidad de Encargados, deberán cumplir los siguientes deberes:

1. Garantizar al titular en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de Habeas Data.
2. Permitir el acceso a la información únicamente al titular, las personas autorizadas por éste, o facultadas por la ley para tal efecto.
3. Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los titulares en los términos señalados en la presente política.
4. Actualizar la información reportada por los responsables del tratamiento.
5. Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos.
6. Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el usuario y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
7. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
8. En general cumplir todas las obligaciones previstas en la presente política y normas vigentes aplicables.

11. AUTORIZACIÓN Y CONSENTIMIENTO

La recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de datos personales por parte de GLOBAL SERVICE PHARMACEUTICAL S.A.S., requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular de los mismos.

11.1 Medio y manifestaciones para otorgar la autorización.  

La autorización puede constar en un documento físico, electrónico, mensaje de datos, Internet, Sitios Web, en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta, o mediante un mecanismo técnico o tecnológico idóneo, que permita manifestar u obtener el consentimiento vía clic o doble clic, mediante el cual se pueda concluir de manera inequívoca, que, de no haberse surtido una conducta del titular, los datos nunca hubieren sido capturados y almacenados en la base de datos.

La autorización será generada por GLOBAL SERVICE PHARMACEUTICAL S.A.S.  y será puesta a disposición del titular con antelación y de manera previa o por lo menos concomitante al tratamiento de sus datos personales.

Ver Anexo No 1 modelo de autorización para la recolección y tratamiento de datos personales.

11.2 Prueba de la autorización.  

GLOBAL SERVICE PHARMACEUTICAL S.A.S., utilizará los mecanismos con que cuenta actualmente, e implementará y adoptará las acciones tendientes y necesarias para mantener registros o mecanismos técnicos o tecnológicos idóneos de cuándo y cómo obtuvo autorización por parte de los titulares de datos personales para el tratamiento de los mismos. Para dar cumplimiento a lo anterior, se podrán establecer archivos físicos o repositorios electrónicos realizados de manera directa o a través de terceros contratados para tal fin.

12. TRANSMISIÓN Y TRANSFERENCIA DE DATOS PERSONALES

GLOBAL SERVICE PHARMACEUTICAL S.A.S.  podrá transferir y/o transmitir todo o parte de los datos personales de los titulares de la información a cualquier adquirente de la empresa, así como a cualquier filial y/o división de negocio o cualquiera de las empresas que llegaren a ser vinculadas o asociadas, para facilitar y optimizar la prestación del objeto social que presta, así como a sus empleados, contratistas, únicamente para efectos del cumplimiento del objeto social, quienes estarán obligados a dar tratamiento a esos datos personales en calidad de responsables de los mismos y conforme a las finalidades y usos previstos en la presente política.

12.1 Transmisión y Transferencia Internacional de Datos Personales 

Cuando se transmitan o transfieran datos a otro país, será imprescindible contar con la autorización del titular de la información objeto de la transmisión o transferencia. En ese sentido, antes de enviar datos personales a otro país, el responsable deberá verificar que se cuente con la autorización expresa, inequívoca y previa del titular.

Dicha transferencia de los datos personales se realizará únicamente a terceros con quienes GLOBAL SERVICE PHARMACEUTICAL S.A.S., tenga un vínculo contractual, societario, división de negocio, de subordinación comercial y/o jurídica.

13. PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DEL TITULAR

Para efectos de que los titulares de la información personal, puedan realizar peticiones, consultas y reclamos, conocer, actualizar, rectificar, suprimir información y revocar la autorización concedida o solicitar prueba de la misma y en general ejercer sus derechos, se ha dispuesto como responsable al Oficial de Protección de Datos Personales de GLOBAL SERVICE PHARMACEUTICAL S.A.S. y se han habilitado los siguientes medios:   – Correo electrónico: protecciondedatospersonales@gpharma.net – Por medio escrito en la siguiente dirección: Calle 34 No 64 – 27, Medellin, Colombia  – Teléfono: Medellin: (4) 4447918.

El Titular deberá indicar su nombre completo y número de identificación, así como la dirección física o correo electrónico en que recibirá la respuesta.

13.1 Vía de Presentación y Procedimiento

Todas las consultas serán atendidos en un término no superior a diez (10) días hábiles contados a partir del día en que se reciba la solicitud, siendo éste el primer día del término. La atención de la consulta deberá ser efectuada por vía telefónica o por correo electrónico. Si no fuera posible atender la consulta en el término indicado, se informará al interesado cuáles son los motivos de la demora, señalando además la fecha en que se responderá su consulta. De cualquier manera, la nueva fecha no será superior a cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del término de diez (10) días.

Por otra parte, todos los reclamos serán ser atendidos en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. La atención de la consulta deberá ser efectuada por vía telefónica o por correo electrónico. Si no fuera posible atender el reclamo en el término indicado, se informará los motivos al interesado y se indicará la fecha en que se dará respuesta. En todo caso, la nueva fecha no será superior a ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del término de quince (15) días.

Previo a dar trámite a cualquier reclamo, se verificará la identidad del reclamante, quien debe ser el titular, su causahabiente o su representante. Si el reclamante no es ninguna de las personas indicadas anteriormente, no se tramitará el reclamo.

Un reclamo completo debe contener, por lo menos:

(i) Identificación del Titular y del reclamante (en caso de que no sea el mismo Titular).  (ii) Descripción de los hechos que dan lugar al reclamo.  (iii) Dirección física o electrónica de notificación.  (iv) Documentos y anexos que se pretendan hacer valer en el curso del reclamo.  (v) Petición u objeto del reclamo.

Si se presenta una reclamación pero la misma ésta incompleta, es decir, si le hacen falta elementos esenciales para darle el debido trámite, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo se solicitará al interesado que subsane la reclamación. Si transcurridos dos (2) meses sin que el reclamante subsane la reclamación, se entenderá que ha desistido de la misma.

Si se recibe un reclamo pero no se tiene la competencia para resolverlo, se enviará el mismo a quien corresponda en un término de dos (2) días hábiles y se informará al interesado de dicha situación.

Cuando se solicite la supresión de datos, la misma no podrá realizarse cuando:  (i) Sea una obligación legal o contractual conservar dichos datos.  (ii) Conservar los datos sea imprescindible para salvaguardar los intereses del Titular o el Interés Público.  (iii) La supresión dificulte o entorpezca el ejercicio de las funciones de las autoridades administrativas o judiciales.

Cuando se solicite la revocatoria de la autorización, es preciso que el interesado invoque las razones por las cuales considera el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la presente política o cuando la información contenida en la base de datos deba ser objeto de corrección o actualización. Así mismo debe informar con precisión si la revocatoria es total o parcial. La revocatoria de la autorización es parcial cuando el interesado manifiesta que desea revocar el Tratamiento de sus datos personales para ciertas finalidades o datos específicos. La revocatoria de la autorización será total cuando se solicita que se detenga el Tratamiento de datos personales para todas las finalidades y datos autorizados.

14. QUEJAS ANTE LA SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO

De acuerdo a lo previsto en el artículo 16 de la ley 1581 del 2012, el Titular o causahabiente sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio, una vez agotado el trámite de consulta o reclamo dispuesto en la presente política ante GLOBAL SERVICE PHARMACEUTICAL S.A.S.

15. AVISO DE PRIVACIDAD

El Aviso de Privacidad es el documento físico, electrónico o en cualquier otro formato conocido o por conocer, que es puesto a disposición del Titular para el tratamiento de sus datos personales. A través de este documento se da a conocer al Titular la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

15.1 Alcance y contenido del Aviso de Privacidad.  

El Aviso de Privacidad, como mínimo, deberá contener la siguiente información:

1. La identidad, domicilio y datos de contacto del Responsable del Tratamiento.
2. El tipo de tratamiento al cual serán sometidos los datos y la finalidad del mismo.
3. Los mecanismos generales dispuestos por el Responsable para que el Titular conozca la política de tratamiento de la información y los cambios sustanciales que se produzcan en ella. En todos los casos, debe informar al titular cómo acceder o consultar la política de tratamiento de información.

16. CAMBIOS DE LA POLÍTICA

GLOBAL SERVICE PHARMACEUTICAL S.A.S. se reserva la facultad de revisar y/o modificar en cualquier momento esta Política de Tratamiento de Datos Personales. GLOBAL SERVICE PHARMACEUTICAL S.A.S. publicará en su sitio web cualquier cambio en esta Política. Cuando se realicen modificaciones sustanciales a esta Política, se comunicará este hecho a los titulares de la información mediante el envío de un aviso al correo electrónico que hayan registrado, antes de o a más tardar al momento de implementarlos, informándoles que podrán consultar la nueva Política en el portal. En dicho aviso se indicará la fecha a partir de la cual regirá la nueva Política. Cuando el cambio se refiera a las finalidades del tratamiento, se solicitará de los titulares una nueva autorización para aplicar las mismas.

17. REQUERIMIENTOS DE LAS AUTORIDADES

GLOBAL SERVICE PHARMACEUTICAL S.A.S., cooperará con las autoridades competentes para garantizar el cumplimiento de las leyes, en materia de protección de la propiedad industrial, derechos de autor, prevención del fraude y otras materias.

Los Titulares autorizan expresamente a GLOBAL SERVICE PHARMACEUTICAL S.A.S. a suministrar cualquier información personal sobre ellos, con la finalidad de dar cumplimiento a cualquier requerimiento de autoridad competente, y con el fin de cooperar con las

autoridades competentes en la medida en que discrecionalmente lo entendamos necesario y adecuado en relación con cualquier investigación de un ilícito, infracción de las normas del Estatuto del Consumidor, infracción de derechos de propiedad intelectual o industrial, u otra actividad que sea ilegal o que pueda exponer a GLOBAL SERVICE PHARMACEUTICAL S.A.S. a cualquier responsabilidad legal.

18. LEGISLACIÓN NACIONAL VIGENTE Y JURISDICCIÓN APLICABLE

Esta Política se rige por las leyes de la República de Colombia y por lo dispuesto en la ley 1581 de 2012, su decreto reglamentario y demás normas que las modifiquen, deroguen o sustituyan.

19. VIGENCIA Y PUBLICACIÓN

La presente Política entrará en vigencia a partir del 1 de noviembre de 2016.   Las bases de datos tendrán una vigencia igual al periodo en que se mantenga la finalidad o finalidades del tratamiento en cada base de datos, o el periodo de vigencia que señale una causa legal, contractual o jurisprudencial de manera específica.

La política de Tratamiento de Datos Personales y el aviso de Privacidad de GLOBAL SERVICE PHARMACEUTICAL S.A.S. serán comunicados a los titulares y publicados en la página web www.gpharma.net

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