POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE GLOBAL SERVICE PHARMACEUTICAL S.A.S.
Esta política tiene como objetivo desarrollar la protección constitucional y legal de tratamiento de los datos personales de aquellas personas naturales que en atribución de sus derechos pueden conocer, actualizar y rectificar la información que se haya recogido sobre ellas en las bases de datos o archivos de GLOBAL SERVICE PHARMACEUTICAL S.A.S. en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales” y su Decreto reglamentario 1377 de 2013 (o cualquier otra norma que reglamente, adicione, ejecute, complemente, modifique, suprima o derogue a la Ley 1581 de 2012).
NOMBRE E IDENTIFICACION DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
GLOBAL SERVICE PHARMACEUTICAL S.A.S. NIT. 900.099.945-5 Dirección. Calle 34 No 64 – 27. Medellín – Colombia. Teléfonos. (604)4447918 mail de contacto. protecciondedatospersonales@gpharma.net, Página Web. www.gpharma.net
La Política será aplicable a los datos personales registrados en cualquiera de nuestras bases de datos, sea física o digital, que los haga susceptibles de tratamiento y que se encuentre en poder de GLOBAL SERVICE PHARMACEUTICAL S.A.S., en su condición de responsable y/o encargada del tratamiento.
El régimen de protección de datos personales que se establece en la presente política no será de aplicación:
Archivo: Conjunto de datos grabados como una sola unidad de almacenamiento, que contengan datos personales
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
Base de datos personales: Es todo conjunto organizado de datos de carácter personal, cualquiera que fuere la forma o modalidad de su creación, almacenamiento, organización y acceso.
Causahabiente: persona que ha sucedido a otra por causa del fallecimiento de ésta (heredero).
Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Dato personal sensible: Aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
Datos públicos: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio ya su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
Habeas Data: Es el derecho fundamental que tiene toda persona para conocer, actualizar, rectificar y/o cancelar la información y datos personales que de ella se hayan recolectado y/o se traten en bases de datos públicas o privadas, conforme lo dispuesto en la ley y demás normas aplicables.
Niño, niña y adolescente: ARTÍCULO 3o. SUJETOS TITULARES DE DERECHOS. Para todos los efectos de esta ley son sujetos titulares de derechos todas las personas menores de 18 años. Sin perjuicio de lo establecido en el artículo 34 del Código Civil, se entiende por niño o niña las personas entre los 0 y los 12 años, y por adolescente las personas entre 12 y 18 años de edad. Toda persona, para efectos de la presente política de tratamiento de datos personales a toda persona que sea representante legal, entiéndase quien ejerce la patria potestad, custodia, curaduría y/o tutoría.
Principios para el tratamiento de datos personales: Son las reglas fundamentales, de orden legal y/o jurisprudencial, que inspiran y orientan el tratamiento de datos personales, a partir de los cuales se determinan acciones y criterios para dar solución a la posible colisión entre el derecho a la intimidad, habeas data y protección de datos personales, y el derecho a la información.
Reclamo: Solicitud del titular o las personas autorizadas por éste o por la ley para corregir, actualizar o suprimir sus datos personales o para revocar la autorización en los casos establecidos por la ley.
Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
Revocar: la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución. Además, podrá ejercerlo en cualquier tiempo, siempre y cuando no subsista un vínculo contractual pendiente que impida su eliminación de inmediato como así lo dispone la revocatoria.
Supresión: se denomina así a la acción que el titular de los datos personales solicita al responsable y/o encargado de los datos, en ejercicio del derecho que le asiste de libertad y finalidad frente a su información.
Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Transferencia: La transferencia de Datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del responsable.
GLOBAL SERVICE PHARMACEUTICAL S.A.S. aplicará los siguientes principios específicos que se establecen a continuación, los cuales constituyen las reglas a seguir en la recolección, manejo, uso, tratamiento, almacenamiento e intercambio, de datos personales:
El Tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes no es posible, excepto cuando se trate de datos de naturaleza pública, de conformidad con lo establecido en el artículo 7 de la Ley 1581 de 2012 y cuando dicho Tratamiento cumpla con los siguientes parámetros y requisitos:
Los datos personales son recolectados, almacenados, organizados, usados, depurados, analizados, transmitidos, transferidos, actualizados, rectificados, suprimidos, eliminados y cruzados con información propia y/o de terceros autorizados y en general gestionados de acuerdo y en proporción a la finalidad o finalidades que tenga cada tratamiento.
Tanto el responsable como los encargados, entiéndase, empleados, contratistas, y terceros deben observar y respetar estas políticas en el cumplimiento de sus funciones y/o actividades aún después de terminados los vínculos legales, comerciales, laborales o de cualquier índole. De igual manera deben guardar estricta confidencialidad en relación con los datos tratados.
GLOBAL SERVICE PHARMACEUTICAL S.A.S. aplicará las limitaciones legales al tratamiento de datos sensibles, por lo cual se asegurará que:
Se precisa que cuando GLOBAL SERVICE PHARMACEUTICAL S.A.S., recolecte datos personales sensibles, el titular tiene la facultad de negarse a responder las preguntas que versen sobre este tipo de datos.
En caso de que GLOBAL SERVICE PHARMACEUTICAL S.A.S., recolecte datos personales sensibles, estos serán mantenidos y tratados con estricta seguridad y confidencialidad para los fines previstos y conforme a la normativa vigente aplicable.
Ninguna actividad podrá condicionarse a que el titular suministre datos personales sensibles.
7.1. Tratamiento Especial
Respecto de los datos personales a los que GLOBAL SERVICE PHARMACEUTICAL S.A.S., tenga acceso cuando su tratamiento tenga condiciones especiales como es el caso de datos sensibles o datos de niños, niñas y adolescentes, GLOBAL SERVICE PHARMACEUTICAL S.A.S. se compromete adicionalmente a:
7.2. Datos Biométricos
GLOBAL SERVICE PHARMACEUTICAL S.A.S., podrá hacer tratamiento de Datos Biométricos, las cuales se limitarán a las finalidades previstas en este documento.
Se entiende por datos biométricos, entre otros, la captura de imagen fija o en movimiento, huellas digitales, fotografías, reconocimiento de voz, facial o de palma de mano, etc.
La información personal de los Titulares que es tratada tiene las siguientes finalidades:
Tanto GLOBAL SERVICE PHARMACEUTICAL S.A.S. como los contratistas que realicen tratamiento de datos en calidad de Encargados, deberán cumplir los siguientes deberes:
La recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de datos personales por parte de GLOBAL SERVICE PHARMACEUTICAL S.A.S., requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular de los mismos.
11.1 Medio y manifestaciones para otorgar la autorización.
La autorización puede constar en un documento físico, electrónico, mensaje de datos, Internet, Sitios Web, en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta, o mediante un mecanismo técnico o tecnológico idóneo, que permita manifestar u obtener el consentimiento vía clic o doble clic, mediante el cual se pueda concluir de manera inequívoca, que, de no haberse surtido una conducta del titular, los datos nunca hubieren sido capturados y almacenados en la base de datos.
La autorización será generada por GLOBAL SERVICE PHARMACEUTICAL S.A.S. y será puesta a disposición del titular con antelación y de manera previa o por lo menos concomitante al tratamiento de sus datos personales.
Ver Anexo No 1 modelo de autorización para la recolección y tratamiento de datos personales.
11.2 Prueba de la autorización.
GLOBAL SERVICE PHARMACEUTICAL S.A.S., utilizará los mecanismos con que cuenta actualmente, e implementará y adoptará las acciones tendientes y necesarias para mantener registros o mecanismos técnicos o tecnológicos idóneos de cuándo y cómo obtuvo autorización por parte de los titulares de datos personales para el tratamiento de los mismos. Para dar cumplimiento a lo anterior, se podrán establecer archivos físicos o repositorios electrónicos realizados de manera directa o a través de terceros contratados para tal fin.
GLOBAL SERVICE PHARMACEUTICAL S.A.S. podrá transferir y/o transmitir todo o parte de los datos personales de los titulares de la información a cualquier adquirente de la empresa, así como a cualquier filial y/o división de negocio o cualquiera de las empresas que llegaren a ser vinculadas o asociadas, para facilitar y optimizar la prestación del objeto social que presta, así como a sus empleados, contratistas, únicamente para efectos del cumplimiento del objeto social, quienes estarán obligados a dar tratamiento a esos datos personales en calidad de responsables de los mismos y conforme a las finalidades y usos previstos en la presente política.
12.1 Transmisión y Transferencia Internacional de Datos Personales
Cuando se transmitan o transfieran datos a otro país, será imprescindible contar con la autorización del titular de la información objeto de la transmisión o transferencia. En ese sentido, antes de enviar datos personales a otro país, el responsable deberá verificar que se cuente con la autorización expresa, inequívoca y previa del titular.
Dicha transferencia de los datos personales se realizará únicamente a terceros con quienes GLOBAL SERVICE PHARMACEUTICAL S.A.S., tenga un vínculo contractual, societario, división de negocio, de subordinación comercial y/o jurídica.
Para efectos de que los titulares de la información personal, puedan realizar peticiones, consultas y reclamos, conocer, actualizar, rectificar, suprimir información y revocar la autorización concedida o solicitar prueba de la misma y en general ejercer sus derechos, se ha dispuesto como responsable al Oficial de Protección de Datos Personales de GLOBAL SERVICE PHARMACEUTICAL S.A.S. y se han habilitado los siguientes medios: – Correo electrónico: protecciondedatospersonales@gpharma.net – Por medio escrito en la siguiente dirección: Calle 34 No 64 – 27, Medellin, Colombia – Teléfono: Medellin: (4) 4447918.
El Titular deberá indicar su nombre completo y número de identificación, así como la dirección física o correo electrónico en que recibirá la respuesta.
13.1 Vía de Presentación y Procedimiento
Todas las consultas serán atendidos en un término no superior a diez (10) días hábiles contados a partir del día en que se reciba la solicitud, siendo éste el primer día del término. La atención de la consulta deberá ser efectuada por vía telefónica o por correo electrónico. Si no fuera posible atender la consulta en el término indicado, se informará al interesado cuáles son los motivos de la demora, señalando además la fecha en que se responderá su consulta. De cualquier manera, la nueva fecha no será superior a cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del término de diez (10) días.
Por otra parte, todos los reclamos serán ser atendidos en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. La atención de la consulta deberá ser efectuada por vía telefónica o por correo electrónico. Si no fuera posible atender el reclamo en el término indicado, se informará los motivos al interesado y se indicará la fecha en que se dará respuesta. En todo caso, la nueva fecha no será superior a ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del término de quince (15) días.
Previo a dar trámite a cualquier reclamo, se verificará la identidad del reclamante, quien debe ser el titular, su causahabiente o su representante. Si el reclamante no es ninguna de las personas indicadas anteriormente, no se tramitará el reclamo.
Un reclamo completo debe contener, por lo menos:
(i) Identificación del Titular y del reclamante (en caso de que no sea el mismo Titular). (ii) Descripción de los hechos que dan lugar al reclamo. (iii) Dirección física o electrónica de notificación. (iv) Documentos y anexos que se pretendan hacer valer en el curso del reclamo. (v) Petición u objeto del reclamo.
Si se presenta una reclamación pero la misma ésta incompleta, es decir, si le hacen falta elementos esenciales para darle el debido trámite, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo se solicitará al interesado que subsane la reclamación. Si transcurridos dos (2) meses sin que el reclamante subsane la reclamación, se entenderá que ha desistido de la misma.
Si se recibe un reclamo pero no se tiene la competencia para resolverlo, se enviará el mismo a quien corresponda en un término de dos (2) días hábiles y se informará al interesado de dicha situación.
Cuando se solicite la supresión de datos, la misma no podrá realizarse cuando: (i) Sea una obligación legal o contractual conservar dichos datos. (ii) Conservar los datos sea imprescindible para salvaguardar los intereses del Titular o el Interés Público. (iii) La supresión dificulte o entorpezca el ejercicio de las funciones de las autoridades administrativas o judiciales.
Cuando se solicite la revocatoria de la autorización, es preciso que el interesado invoque las razones por las cuales considera el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la presente política o cuando la información contenida en la base de datos deba ser objeto de corrección o actualización. Así mismo debe informar con precisión si la revocatoria es total o parcial. La revocatoria de la autorización es parcial cuando el interesado manifiesta que desea revocar el Tratamiento de sus datos personales para ciertas finalidades o datos específicos. La revocatoria de la autorización será total cuando se solicita que se detenga el Tratamiento de datos personales para todas las finalidades y datos autorizados.
De acuerdo a lo previsto en el artículo 16 de la ley 1581 del 2012, el Titular o causahabiente sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio, una vez agotado el trámite de consulta o reclamo dispuesto en la presente política ante GLOBAL SERVICE PHARMACEUTICAL S.A.S.
El Aviso de Privacidad es el documento físico, electrónico o en cualquier otro formato conocido o por conocer, que es puesto a disposición del Titular para el tratamiento de sus datos personales. A través de este documento se da a conocer al Titular la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
15.1 Alcance y contenido del Aviso de Privacidad.
El Aviso de Privacidad, como mínimo, deberá contener la siguiente información:
GLOBAL SERVICE PHARMACEUTICAL S.A.S. se reserva la facultad de revisar y/o modificar en cualquier momento esta Política de Tratamiento de Datos Personales. GLOBAL SERVICE PHARMACEUTICAL S.A.S. publicará en su sitio web cualquier cambio en esta Política. Cuando se realicen modificaciones sustanciales a esta Política, se comunicará este hecho a los titulares de la información mediante el envío de un aviso al correo electrónico que hayan registrado, antes de o a más tardar al momento de implementarlos, informándoles que podrán consultar la nueva Política en el portal. En dicho aviso se indicará la fecha a partir de la cual regirá la nueva Política. Cuando el cambio se refiera a las finalidades del tratamiento, se solicitará de los titulares una nueva autorización para aplicar las mismas.
GLOBAL SERVICE PHARMACEUTICAL S.A.S., cooperará con las autoridades competentes para garantizar el cumplimiento de las leyes, en materia de protección de la propiedad industrial, derechos de autor, prevención del fraude y otras materias.
Los Titulares autorizan expresamente a GLOBAL SERVICE PHARMACEUTICAL S.A.S. a suministrar cualquier información personal sobre ellos, con la finalidad de dar cumplimiento a cualquier requerimiento de autoridad competente, y con el fin de cooperar con las
autoridades competentes en la medida en que discrecionalmente lo entendamos necesario y adecuado en relación con cualquier investigación de un ilícito, infracción de las normas del Estatuto del Consumidor, infracción de derechos de propiedad intelectual o industrial, u otra actividad que sea ilegal o que pueda exponer a GLOBAL SERVICE PHARMACEUTICAL S.A.S. a cualquier responsabilidad legal.
Esta Política se rige por las leyes de la República de Colombia y por lo dispuesto en la ley 1581 de 2012, su decreto reglamentario y demás normas que las modifiquen, deroguen o sustituyan.
La presente Política entrará en vigencia a partir del 1 de noviembre de 2016. Las bases de datos tendrán una vigencia igual al periodo en que se mantenga la finalidad o finalidades del tratamiento en cada base de datos, o el periodo de vigencia que señale una causa legal, contractual o jurisprudencial de manera específica.
La política de Tratamiento de Datos Personales y el aviso de Privacidad de GLOBAL SERVICE PHARMACEUTICAL S.A.S. serán comunicados a los titulares y publicados en la página web www.gpharma.net
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